Beumer : comment gagner du temps sur l'organisation des visites sans perdre en maîtrise

Beumer est un groupe immobilier reconnu, implanté à travers plusieurs agences dans la région d'Utrecht. Évoluant sur l'un des marchés immobiliers les plus dynamiques des Pays-Bas, les équipes doivent gérer chaque jour un volume important de demandes de visites.

Avec l'augmentation constante du nombre de demandes, un défi est rapidement apparu : l'organisation des visites devenait de plus en plus chronophage. Boîtes mail saturées, appels incessants et lundis matin particulièrement chargés mettaient les équipes administratives sous pression.

Pour gagner en efficacité tout en conservant une parfaite maîtrise du processus, Beumer a choisi HousApp. Erik Bosman, Directeur Général, et Anniek Overeem, collaboratrice de l'équipe administrative, reviennent sur cette transformation.

Quand l'organisation des visites devient un frein à la performance

Chaque nouveau bien mis sur le marché générait le même scénario : demandes reçues via les portails immobiliers, appels entrants, e-mails à traiter et agenda à mettre à jour manuellement.

« Certains lundis matin, je commençais la journée avec près de 100 e-mails à traiter », explique Anniek Overeem. « La majorité concernait des demandes de visite. Avant même de commencer, j'avais déjà l'impression d'être en retard. »

Au-delà du temps nécessaire à la planification, cette organisation créait une charge mentale importante. Les acquéreurs devaient patienter avant d'obtenir une réponse, plusieurs échanges étaient souvent nécessaires pour fixer un rendez-vous et les équipes passaient davantage de temps à gérer l'urgence qu'à accompagner les clients.

Une organisation plus fluide, sans perdre le contrôle

L'objectif de Beumer n'était pas seulement d'automatiser les tâches administratives, mais de simplifier l'ensemble du parcours de prise de rendez-vous tout en conservant une visibilité totale sur les agendas.

Avec HousApp, le processus a été entièrement repensé. Les acquéreurs peuvent désormais réserver eux-mêmes leur créneau de visite parmi les disponibilités proposées.

« Depuis les portails immobiliers, les visiteurs voient immédiatement les créneaux disponibles », explique Anniek. « Ils choisissent directement celui qui leur convient le mieux et la visite est planifiée en quelques clics. »

Pour Erik Bosman, la synchronisation en temps réel a été un élément déterminant :

« Les informations sont toujours à jour. Ce que voit le prospect est exactement ce que nous voyons également dans notre agenda. Cette synchronisation permanente nous a immédiatement mis en confiance. »

La simplicité d'utilisation facilite la prise de rendez-vous pour les acquéreurs tout en réduisant considérablement la charge de travail des équipes.

Des lundis matin beaucoup plus sereins

Les bénéfices sont apparus rapidement, notamment pendant les périodes les plus chargées.

« Les lundis matin ont complètement changé », explique Anniek. « En arrivant au bureau, nous constatons que de nombreuses visites ont déjà été programmées pendant le week-end. Cela change tout. »

Le nombre d'appels liés à la prise de rendez-vous a fortement diminué et les équipes peuvent désormais consacrer davantage de temps aux missions à plus forte valeur ajoutée.

« Nos clients apprécient la simplicité et la rapidité du processus », poursuit Anniek. « De notre côté, nous avons retrouvé du temps pour accompagner les personnes de manière plus qualitative. »

Plus qu'un logiciel, un véritable partenaire au quotidien

Au-delà de la solution elle-même, Beumer souligne la qualité de la collaboration avec les équipes HousApp.

« HousApp donne réellement l'impression d'avoir un collaborateur supplémentaire au sein de l'entreprise », explique Erik Bosman. « Lorsque nous souhaitons faire évoluer un modèle de message ou ajuster un paramètre de planification, tout est traité rapidement. »

Cette proximité permet à la plateforme d'évoluer en fonction des besoins du terrain et de rester parfaitement adaptée aux méthodes de travail des équipes.

Une solution désormais indispensable au fonctionnement de l'agence

Dans un marché immobilier où la réactivité et l'organisation font la différence, la gestion efficace des visites est devenue un enjeu stratégique.

Grâce à HousApp, Beumer a trouvé une réponse durable à un défi quotidien. Ce qui était initialement une solution destinée à soulager les équipes administratives est aujourd'hui devenu un élément clé de l'organisation de l'entreprise.

Les acquéreurs réservent leurs visites en toute autonomie, les agendas restent parfaitement synchronisés et les équipes peuvent se concentrer sur l'essentiel : accompagner leurs clients et développer leur activité.